Equipo de 837 Comunicación · Revisión: 25 de octubre de 2026
Define una entrada reconocible
Cuando la documentación llega por varios canales, el problema no es solo almacenarla: también cuesta saber si está completa. Define un canal principal para cada tipo de documento y explica al cliente cómo utilizarlo. Evita introducir una nueva aplicación si con un procedimiento claro puedes resolver el problema.
Trabaja con cuatro estados
| Estado | Qué significa | Siguiente acción |
|---|---|---|
| Pendiente | Se ha solicitado, pero aún no ha llegado. | Revisar la fecha de solicitud. |
| Recibido | El archivo está disponible, sin revisar. | Asignar una persona responsable. |
| Revisado | La persona responsable ha comprobado su contenido. | Continuar el proceso de trabajo. |
| Requiere corrección | Falta información o el documento no es válido para la tarea. | Enviar una petición concreta al cliente. |
Información mínima de seguimiento
Registra cliente, periodo, tipo de documento, estado, responsable y fecha de última acción. Mantén el archivo en el sistema documental apropiado y limita el acceso a quien lo necesite. Un nombre de archivo consistente ayuda, pero no reemplaza el control de permisos.
Un recordatorio útil
Indica exactamente qué falta y a qué periodo corresponde. Antes de enviar un recordatorio automático, comprueba si el documento ya ha llegado por otro canal. Así evitas pedir otra vez lo que el cliente ya entregó.
Cuándo automatizar
Automatiza cuando los estados, responsables y excepciones estén claros. Empieza con avisos internos; añade comunicaciones al cliente después de comprobar que el seguimiento es fiable. Consulta tres procesos que puedes evaluar o pide a 837 ayuda para organizar el flujo.
Preguntas frecuentes
¿Qué estados conviene utilizar?
Pendiente, recibido, revisado y requiere corrección son un punto de partida. Adáptalos al proceso y define quién cambia cada estado.
¿Cuándo enviar un recordatorio?
Después de comprobar que el documento sigue pendiente y no ha entrado por otro canal. El mensaje debe indicar con precisión qué falta.
Guía de planificación elaborada por 837 Comunicación. Las funciones y condiciones del software pueden cambiar; contrasta las necesidades de tu caso con el proveedor.